مقاله درباره سیستم های اطلاعاتی مالی

این مقاله به بررسی سیستم‌ های اطلاعاتی مالی می‌ پردازد و نقش آن‌ ها را در جمع‌ آوری، پردازش و تحلیل داده‌ های مالی شرکت‌ ها توضیح می‌ دهد. همچنین مفاهیمی مانند پیش‌ بینی مالی، مدیریت بودجه‌ ها، و اهمیت داده‌ های حسابداری را تحلیل می‌ کند.

سیستم‌ های اطلاعاتی مالی

اهداف یادگیری
پس ازمطالعه این فصل، شما باید بتوانید:
• منافعی را درک کنید که اعضای محیط شرکتی – در سیستم اطلاعات مالی دارند.
• درک بهبود یافته‌ای از نقشی را داشته باشید که AIS در CBIS بازی می‌کند.
• ضرورت را برای در نظر گرفتن حسابرسان داخلی – در طراحی و ارزیابی CBIS درک کنید.
• درک کنید که چطور یک شرکت اطلاعات را به وسیله سهامداران‌اش جمع آوری می‌کند.
• مسئولیت کارکرد مالی را درک کنید که شرکت را در مورد اثرات اقتصادی محیط به روز نگه می‌دارد.
• حقایق اساسی مربوط به پیش بینی را پی ببرید و از متدهای کمی و همین طور متدهای غیر کمی مطلع باشید.
• درک مقدماتی از این که چطور پیش بینی می‌تواند برای یک بسته آماری انجام شود را داشته باشید.
• با ابزار تحلیل مالی رایج – یعنی مدل جریان نقدی – آشنا شوید.
• روشی را درک کنید که بسیاری از شرکت ها ، جهت آماده سازی بودجه‌های کارکرد سالیانه‌اشان پیگیری می‌کنند.

مقدمه

سیستم های اطلاعات مالی مکانیزه شده‌،به مدت یک قرن یا بیشتر استفاده شده اند. ماشین های کارت پانچ که تنها گزینه واقعی برای شرکتهای بزرگ قبل از این که کامپیوتر به وجود آید بودند بیشتر برای کارکردهای مالی استفاده می‌شدند. همین وضعیت برای ماشین‌های دفترداری با حرکت واقعی نیز وجود داشت.

کاربرد این ماشین‌ها، فقط محدود به پردازش داده‌های حسابداری بود و توجه کمی به اطلاعات مورد نیاز برای مدیران پرداخته می‌شد – حتی این شامل مدیران مالی هم می‌شد. وقتی که کامپیوترها وارد صحنه شدند آنها به همین طریق به کار برده شدند. این تا اواسط دهه 1960 نبود که سیستم های اطلاعات مالی، جهت استفاده از هر چیزی به جز امور اساسی حسابداری به کار برده می‌شدند.
ما تشخیص داده ایم که کارکرد مالی به جریان نقدینگی (پول) در شرکت می‌باشد.

اولا لازم است ه پول کافی را برای حمایت از تولید – بازاریابی و فعالیتهای دیگر به دست آوریم . سپس لازم است که این بودجه‌ها را برای اطمینان از این که به روشهای بسیار مؤثر به کار برده می‌شوند- کنترل و نظارت کنیم.

تمام مدیران شرکت ها،‌مسئولیت های مالی دارند. دست کم به آنها بودجه عملیاتی داده می‌شوند و از آنها انتظار دارند که هزینه ها را در محدودیتهای ایجاد شده حفظ کنند. اطلاعاتی که جریان های نقدی را توصیف می‌کنند – درهر دو حالت بودجه بندی شده و واقعی – به مدیران این امکان را می‌دهند که از عهده مسئولیت های مالی‌اشان برآیند.

مدیران در بسیاری از بخشهای محیط شرکتی، همچنین به موضوعات مالی شرکت گرایش دارند. سهامداران شرکت – اعضای کمیته مالی – دولت و تولید کنندگان نیاز به اطلاعات دارند تا وضعیت مالی شرکت را شرح دهند. همچنین بیشتر اطلاعات مالی، دستورالعمل‌هایی برای گروه ها و سازمانهایی می‌باشد که هرگز مستقیما مربوط به شرکت نمی‌باشند – مثل تحلیل گران اوراق بهادار – آموزش دهندگان – اقتصاددانان و سرمایه گذاریان بالقوه. سیستم اطلاعات مالی ، نیازهای هر دو مدیران و اجزای درون محیط شرکتی را به منظور اطلاعاتی که وضعیت مالی شرکت را شرح می‌دهند – برآورده می‌کنند.

مدل سیستم اطلاعات مالی

ما عبارت سیستم اطلاعات مالی را جهت توضیح زیر سیستم CBIS به کار می‌بریم که اطلاعاتی را برای افراد و گروه‌های داخل و خارج شرکت – که مربوط به موضوعات مالی شرکت می‌باشند فراهم می‌کند. اطلاعات به شکل گزارشهای دوره‌ای – گزارشهای خاص – نتایج مدل سازی های ریاضی – ارتباطات الکترونیکی و توصیه‌هایی برای سیستم‌های کارشناسی ارائه می‌شوند.

مدل سیستم اطلاعات مالی ، در شکل 3511 نشان داده شده است. همچون دیگر سیستم‌های اطلاعات کاربردی، سیستم اطلاعات مالی شامل زیر سیستم‌های ورودی و خروجی می‌باشد. دو تا از این زیر سیستم‌های ورودی – یعنی سیستم اطلاعات حسابداری و زیر سیستمی که به جمع آوری اطلاعات اختصاص داده شده – نیز در دیگر سیستم‌های کاربردی یافت می‌شوند. سوم: حسابداری داخلی – که متشکل از حسابرسان داخلی شرکت می‌باشد که سیستم های ادراکی شرکت را تحلیل می‌کنند – اطمینان می‌دهند که داده های مالی به روش مناسبی پردازش می‌شوند.

3 زیر سیستم خارجی ، تاثیر را بر روی جریان نقدی شرکت اعمال می‌کند. زیر سیستم پیش بینی کننده – فعالیت طولانی مدت شرکت را در محیط اقتصادی برنامه ریزی می‌کند. زیر سیستم مدیریت بودجه‌ها، جریان نقدی 1 (در صورتی که روی دهد) نظارت می‌کند و در جستجوی تعادل و مثبت بودن می‌باشد. در زیر سیستم کنترل، مدیران می‌توانند کاربرد مؤثر منابع تمام انواعی را به دست آورند که در دسترس آنان می‌باشند.

همچون دیگر سیستم‌های اطلاعاتی مالی ، زیر سیستم‌های خروجی شامل انواع مختلف نرم افزاری می‌باشد که محتواهای بانک داده‌ها را در اطلاعات تغییر می‌دهند.

1-داده های …. اطلاعات
2-زیرسیستم های ورودی
3-زیر سیستم های خروجی
4-زیر سیستم اطلاعات حسابداری
5-زیرسیستم پیش بینی کننده
6-منابع داخلی
7-منابع محیطی
8-زیرسیستم حسابرسی داخلی
9-زیر سیستم اطلاعات مالی
10-بانک داده
11-زیرسیستم مدیریت بودجه ها
12-زیر سیستم کنترل
13-کاربر

نرم افزارهای مالی از پیش نوشته شده

نرم افزار کابردی از پیش نوشته شده، برای بخشهای مالی – نسبت به هر بخش دیگر – به کار رفته است. در اکثر موارد، بسته های (نرم افزاری) پردازش اطلاعات – مثل فهرست حقوق بگیران – فهرست موجودی‌ها – و حسابهای قابل دریافت وجود دارند مدیران مالی و تحلیل گران نیز استفاده خوبی از برگه گستره‌های الکترونیکی می‌کنند و اینها،‌نمونه هایی از بسته های نرم افزاری بهره وری شخصی می‌باشند. ردیفهای برگه گستره‌ها برای نشان دادن داده‌های مالی مثل فروش‌ها و هزینه‌ فروش کالاها – عالی می‌باشند و ستون‌ها می توانند دوره‌های زمانی مثل ماه‌ها – فصل‌ها یا سال‌ها را نشان دهند.

این سیستم های نرم افزاری از پیش نوشته شده،‌شرکت کوچک را قادر می‌سازند به کنترل مالی خوبی – بدون سرمایه گذاری در سرویس‌های اطلاعاتی بزرگ – دست یابند. این سیستم‌ها – همچنین از کاربرد وسیعی در شرکتهای بزرگ برخوردارند – جایی که دوستی با کاربر محرک اصلی ارزیابی کاربر نهایی است.

حال که وضعیت سیستم اطلاعات مالی را شرح دادیم، هر کدام از زیرسیستم های آن را توضیح می‌دهیم.

سیستم اطلاعات حسابداری

پیش از این سیستم اطلاعات حسابداری را بحث کردیم و متعاقبا توانایی آن را جهت ارائه ورودی – در سیستم‌های اطلاعات اجرایی – بازاریابی و ساخت و تولید تشخیص دادیم. در این فصل، مشاهده می‌کنیم که این سیستم اطلاعاتی نقش مهمی را در سیستم اطلاعات مالی بازی می‌کند.

اهمیت داده‌ های حسابداری

داده‌های حسابداری،‌رکورد هر چیزی با اهمیت مالی (یا پولی ) – را که در شرکت روی می‌دهد ارائه می‌کنند. یک رکورد شامل هر تعامل می‌باشد و توضیح می‌دهد که چه اتفاقی روی داده است – چه موقع روی داده است – چه کسی شرکت کرده – و (در بسیاری موارد) مستلزم چه مقدار پول می‌باشد. این داده‌های اطلاعاتی می‌توانند به روش‌های مختلفی تحلیل شوند تا بخش نیازهای اطلاعات مدیریت را برآورده سازند.

ما مشاهده کرده‌ایم که چطور مدیر بازاریابی می‌تواند گزارش تحلیل فروش‌ها را دریافت کند (شکل 4-28) که این نشان می‌دهد چطور محصولات به خوبی به فروش می‌رسند. ما همچنین مشاهده کرده‌ایم که چطور مدیر ساخت و تولید می‌تواند گزارش تعمیر و نگهداری را دریافت کند (15-34) که این هزینه‌های اجرای ماشین‌های مختلف تعمیر و نگهدرای را دریافت کند. (شکل 15-34)که این هزینه‌های اجرای ماشین‌های مختلف تولید را نشان می‌دهد. همچنین یک مدیر مالی مثل مدیر اعتباری می‌تواند گزارش حسابهای دوره‌ای قابل دریافت را دریافت کند که این مقادیر قابل دریافت را براساس این که آنها چه مدت بدهی داشته‌اند – طبقه بندی می‌کند. ما این گزارش را در شکل 5-28 نشان داده‌ایم – زمانی که مدیریت را با استثناء شرح دادیم.

AIS : تنها جزء رودی است که در تمام سیستم‌های اطلاعات مالی وجود دارد. حتی به طوری بنیادی‌تر، AIS‌ پایه و اساسی است که در آن تمام زیرسیستم‌های CBIS اطلاعات گرا ساخته می‌شوند. اگر شرکت AIS خوبی نداشته باشد نمی‌توان انتظار داشت که MIS خوب – DSS های خوب و سیستم‌های متخصص خوب داشته باشد.