مقاله سنجش میزان آمادگی شرکت آب جهت اجرای سیستم ERP

مقاله سنجش میزان آمادگی شرکت آب جهت اجرای سیستم ERP به بررسی ظرفیت‌ ها و نیازمندی‌ های شرکت آب منطقه‌ای یزد برای پیاده‌ سازی سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) می‌پردازد. این تحقیق با تحلیل دقیق زیرساخت‌ های سازمان، میزان آمادگی برای اجرای موفقیت‌ آمیز ERP را ارزیابی می‌کند. مزایای اجرای این سیستم شامل کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و بهبود کیفیت عملیات سازمانی است. همچنین مقاله به بررسی چالش‌ های پیاده‌سازی ERP در ایران و ارائه راهکارهایی برای غلبه بر موانع و بهبود فرایندهای سازمانی می‌ پردازد تا شرکت بتواند از تمامی مزایای این سیستم بهره‌مند شود.

چکیده

سالیان متمادی است که برنامه های کاربردی مورد استفاده در سازمان به صورت مجزا و جزیره ای ارائه می شود که این برنامه ها هیچ ارتباطی با یکدیگر ندارند و بطور مستقل وظایف خود را انجام می دهند.

امروزه با توسعه سازمان ها و ضرروت های ایجاد شده در زمینه دقت، صحت و دسترسی تمامی افراد در کلیه سطوح سازمان به اطلاعاتی یکپارچه استفاده از سیستمی جامع و کامل که تمامی این خصوصیات را بطور یکجا فراهم سازد امری اجتناب ناپذیر است. در این زمینه با کمک پدیده ای به نام ERP می توان به این مهم نائل گردید.
اما ERP چیست؟ (Enterprise Resource Planning) یا برنامه ریزی منابع سازمان سعی دارد تا عملکرد همه واحدهای شرکت را در یک سیستم کامپیوتری یکپارچه نموده و نیازهای مختلف خاص هر واحد را پاسخ گوید.

ERP از طریق یک پایگاه داده واحد انجام می شود، لذا واحدهای مختلف می توانند اطلاعات را ساده تر به اشتراک گذاشته و با هم ارتباط برقرار سازند. در صورتی که شرکت های ارائه کننده، نرم افزار را به درستی نصب کنند مزایای متعددی را برای سازمان به همراه خواهد داشت که به نکات ذیل می توان اشاره نمود :

– کاهش هزینه ها
– افزایش بهره وری در سازمان
– افزایش بازده سرمایه گذاری
– افزایش قابلیت رقابت پذیری
– دسترسی سریع به اطلاعات جامع و فاقد تناقص
– تسریع در گردش موجودی و نقدینگی
– کاهش سرمایه راکد
– بهبود کیفیت در تمام امور
– کاهش زمان و دوباره کاری و …

نرم افزارهای ERP از ماژول های گوناگون (مالی، منابع انسانی، تولید، فروش، خرید و …) تشکیل شده است. اغلب نرم افزارهای ERP آنقدر منعطف هستند که شرکت های خریدار قادرند تعدادی از ماژولهای مورد نیاز یا همه آنها را نصب کنند . به عنوان مثال شرکت خریدار قادر است فقط ماژول های منابع انسانی و مالی را از این بسته نرم افزاری، خریداری، نصب و مورد استفاده قرار دهد.

ذکر این نکته ضروری است که ERP به مثابه ستون فقرات اطلاعاتی سازمان از نظر بانک های اطلاعاتی و فرآیندهای سازمانی محسوب شده و به منزله نرم افزاری برای پشتیبانی فرآیندهای داخلی سازمان می باشد.

در این پروژه سعی بر این بوده است تا با تجزیه و تحلیل های دقیق و بررسی ابعاد گوناگون سازمان، میزان آمادگی سازمان را جهت بکارگیری سیستم ERP برآورد نماید، در پایان نیز با ارائه پیشنهادات و راهکارهایی سازمان را در اجرا و استفاده صحیح این سیستم یاری می نماید.

مقدمه

سازمان های امروزی در جهت جهانی شدن رقابت می کنند که این رقابت به سطوح بی سابقه ای منجر شده است. بازارهای رقابت جهانی و سازمانها به یافتن راه حل های کاری بهتر با ساختارهای انعطاف پذیر و قابل اطمینانی نیاز دارند. بسیاری از زیر ساختارهای سازمانی و تشکیلاتی توسط سیستم های اطلاعاتی (که فرآیندهای کاری را به طور مستقیم و یا غیر مستقیم در جهت رشد و ابقاء سازمان پشتیبانی می کنند). توانمندتر شده اند.

با اداره بهتر این فرآیندهای مزایای رقابتی قوی تر از طریق کاهش هزینه، افزایش تولید و بهبود سرویس دهی مشتریان حاصل شوند. در دو دهه گذشته گرایش خاصی به راه حلی متمرکز که فرآیندهای کاری را بهبود می دهند ایجاد شده است. این راه حل عبارتست از برنامه ریزی منابع سازمان (ERP).

ERP بسته های نرم افزاری هستند که در قالب سیستم های اطلاعاتی قابل پیکربندی هستند. در این سیستم ها سعی بر این است که بهترین رویه های موجود و جاری در فرآیندهای مربوطه در قالب یک بسته نرم افزاری ارائه گردد. به طور کلی هدف اصلی این سیستم ها را میتوان تمرکز و منطقی سازی اطلاعات و جریان آن در سازمان دانست که این کار ممکن است با تأثیرات عمیق در سازمان مربوطه از جمله مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار همراه باشد. سیستم های ERP حول تفکر برنامه های کاربردی پیش ساخته تکامل یافته اند.

فروشندگان، برنامه های کاربردی را برای هر بخش تولید می کنند و سازمان ها بر حسب نیاز آن را خریداری می کنند. در این برنامه های کاربردی مدل های گردش کار جاسازی شده اند. هر یک از این برنامه ها در بردارنده داده ها و اطلاعاتی می باشند که به واسطه این اطلاعات فرآیندهای سازمانی را کنترل می نمایند. در سیستم های ERP معمولاً مدل گردش کار در نرم افزار برنامه کاربردی جاسازی می شود.به منظور شکل دهی فرایند گردش کار، بیشتر پارامترهایی که ERP دارد به طریق مختلفی انعطاف پذیر است.

مثلاً جریان یک تعیین نیازمندی از طرف مشتری در یک سازمان را در نظر بگیرد که از مرحله اعلام درخواست تا رسیدگی به درخواست وی توسط یک نرم افزار کنترل می شود. یعنی ابتدای مشتری درخواست خود را نماینده خود دریافت نموده سپس تغییرات نیازمندی خود را در برنامه کاربردی مربوط ثبت می کند.

سپس با اعمال نظر مدیر اعتباری و مدیر تولید و مدیر فروش تغییرات مورد نظر اعمال می شود. سیستم های ERP جهت خودکار کردن وظایف کاری پدید آمده اند و راه حل اطلاعاتی یکپارچه ای در سرتاسر زیر ساختار سازمانی ارائه می دهند. به طور متداول شرکت ها به جهت برآوردن نیازهای هر یک از سیستم های وظیفه مند نظیر حسابداری، خرید، برنامه ریزی و موجودی، برنامه های کاربردی کامپیوتری مجزایی ایجاد می کنند. چنین سیستم هایی درون جزایر متناقص اطلاعاتی رشد می کنند، بنابراین تحکیم و اتحادشان ممکن نمی باشد.

در نتیجه راه حل سیستم های ERP توانایی اداره کردن را فراهم کرده و اطلاعات و سرویس های دپارتمانهای سرتاسر یک سازمان را یک پارچه می نمایند. این راه حل به سازمان ها اجازه می دهد که تمام منابع شان را تعیین اداره کنند و بدینوسیله آن ها بواسطه یکپارچگی تمام اطلاعات در میان فرایندهای کاری مختلف هزینه ها را کاهش داده و کارایی را افزایش می دهند .
ERP دو مزیت عمده ارائه می کندکه در سیستم های سازمانی غیر یکپارچه وجود ندارد.

1- یک نگرش یکپارچه سازمانی از تمامی فعالیت ها و وظایف سازمانی و بخش ها است.
2- یک پایگاه داده ای از سازمان که تمامی فعالیت ها در آن نگهداری و پردازش و تحت نظارت و کنترل قرار می گیرد.

ویژگی های سیستم ERP

در یک جمع بندی می توان گفت سیستم های ERP تنها حاصل اجتماع فرآیندها و وظایف مختلف سازمانی در قالب یک بسته نرم افزاری نیست بلکه حداقل باید دارای چند مشخصه کلیدی باشد تا بتواند به عنوان یک راه حل درست مطرح شود این ویژگی ها عبارتند از : انعطاف پذیری :سیستم های ERP باید بتواند به نیازمندی متغیر سازمان ها و شرکت های استفاده کننده پاسخ دهند.

همچین این سیستم باید به گونه ای باشد که هر جزئی از بسته نرم افزاری بتواند بدون تأثیر در روشهای دیگر در هر سازمانی تغییر کرده ‌‍، اضافه یا حذف شود . فراگیر بودن :سیستم های ERPباید وظایف سازمانی مختلفی را پشتیبانی کنند و متناسب با طیف وسیعی از سازمان ها مورد استفاده قرار گیرند . فراشکتری :این سیستم ها باید به صورت Online به شرکت های دیگر از جمله مشتریان و تأمین کنندگان متصل باشند بهترین روشهای موجود: مجموعه ای از بهترین روش های مورد استفاده و تجربی شده در جهان باید در این نرم افزار گرد آوری شده باشد. شبیه سازی واقعیت:بنای طراحی و استفاده از این نرم افزار شبیه سازی اقدامات و فرآیندهایی است که در سازمان انجام می گیرد.

فهرست مطالب

عنوان صفحه
چکیده 1
فصل اول : طرح تحقیق
مقدمه 4
1-1- بیان مسئله 7
2-1- ضرورت انجام تحقیق 8
3-1- اهداف تحقیق 9
4-1- فرض های اساسی تحقیق 10
5-1- واژگان کلیدی 11
فصل دوم : ادبیات تحقیق
مقدمه 16
بخش اول :
1-2- معرفی و ویژگی ها 18
1-1-2-سیر تکاملی ERP 18
2-1-2-معرفی جامع ERP 21
3-1-2- ERP از دیدگاه مدیریتی 24
4-1-2- تفاوت بین ERP یک بانک اطلاعات مرکزی 26
5-1-2- ERP در ایران 27
6-1-2- مراحل بهره برداری از یک راه حل ERP 29
7-1-2- بررسی هزینه ها و امکان سنجی ERP 30
8-1-2- استقرار پلکانی ERP راهی برای کاهش هزینه 33
9-1-2- مهندسی مجدد ( BPR) و تفاوت آن با ERP 38
10-1-2- مهندسی مجدد مبتنی بر فناوری 40
11-1-2- مختصری از MRPII, MRP (از زیر سیستمهای erp) 44
12-1-2-ERPII 49
14-1-2- تفاوت ERPII, ERP 53
15-1-2- ERP, MIS 53
16-1-2- عوامل مؤثر در پیروزی و شکست پروژه های ERP 55
17-1-2- انواع روشهای پیاده سازی ERP از لحاظ وسعت فعالیت 64
18-1-2- مباحث انسانی در پیاده سازی پروژه های ERP (نقش نیروی انسانی در انجام پروژه) 65
19-1-2- اجزای تشکیل دهنده ی سیستم های ERP 67
20-1-2- امنیت در سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی 69
21-1-2- مزایا و معایب بکارگیری ERP 72
22-1-2- چرا سازمان به ERP نیاز دارد؟ (لزوم پیاده سازی) 74
23-1-2- گزینه های پیاده سازی ERP 76
24-1-2- معرفی دو عرضه کنندة عمده نرم افزار Oracle , SAP /EPR 78

بخش دوم :
2-2- معرفی شرکت آب منطقه ای استان یزد 81
1-2-2- معرفی سازمان 81
فصل سوم : روش تحقیق
1-3- کلیات روش تحقیق 86
2-3- روش تحقیق 96
3-3- جامعه آماری 97
4-3- قلمرو تحقیق 97
5-3- نمونة آماری 98
6-3- روش جمع آوری اطلاعات 98
7-3- روش سنجش روایی 99
8-3- روش سنجش پایایی 99
9-3- روش تحلیل آماری داده ها جهت آزمون فرضیه ها 99
فصل چهارم : تجزیه و تحلیل اطلاعات
1-4- کلیات 101
2-4- نمودارها و جداول آماری 102
3-4- آزمون فرض سؤالات پرسشنامه 123
4-4- آزمون فرض گروههای مختلف سؤالات پرسشنامه 135
1-4-4- حمایت مدیران 135
2-4-4- ظرفیت تغییر پذیری 136
3-4-4- وجود زیر ساخت های مناسب 137
4-4-4- برگزاری دوره های آموزشی 138
5-4-4- بکارگیری افراد بصورت تیم های کاری 139
6-4-4- قدرت پیشبینی و برنامه ریزی سازمان 140
7-4-4- استفاده کارآمداز گروه مشاوران 141
8-4-4- بهره وری مناسب مهندسان حوزه فن آوری اطلاعات 142
5-4- پایایی و روایی پرسشنامه 143
فصل پنجم : نتیجه گیری و پیشنهادات
1-5- مقدمه 145
2-5- نتیجه گیری همراه با پیشنهادات 146
3-5- پیشنهادات جهت انتخاب نرم افزار مناسب 148
4-5- تیم پروژه 149
منابع و مأخذ 150